هل تتذكر تلك اللحظة التي تجمدت فيها أصابعك فوق لوحة المفاتيح (Keyboard) وأنت تحاول صياغة إيميل لعميل أجنبي أو لمديرك الإقليمي؟ تلك اللحظات التي تكتب فيها الجملة ثم تمسحها عشر مرات، ليس لأنك لا تملك المعلومة التقنية، بل لأنك خائف من أن تخونك قواعد اللغة (Grammar) أو يبدو أسلوبك “ركيكًا” مقارنة بزميلك الذي عاش في الخارج.
دعنا نكن صرحاء؛ حياتنا المهنية ليست مرتبة كما تظهر في فيديوهات “يوم في حياة مبرمج” على يوتيوب، حيث المكاتب البيضاء والنباتات الخضراء. واقعنا هو مكاتب فوضوية، إشعارات Slack و Teams التي لا تتوقف، وبريد إلكتروني تحول لساحة معركة، وسلاسل رسائل (Threads) لا تنتهي.
في هذه السلسلة “AI الغلابة“، لن نتحدث عن النظريات المعقدة. سنعطيك “عدة الشغل” (Pro Kit) التي تجعلك تبدو محترفًا بأقل مجهود، مستغلين الذكاء الاصطناعي كـ “مساعد” يلمع صورتك بينما أنت تشرب قهوتك.
1. Gemini داخل Gmail: مساعدك الشخصي الذي لا ينام
مؤخرًا، لم تعد جوجل تكتفي بمحرك البحث، بل دمجت نموذج Gemini في قلب Gmail (خاصة لمشتركي Workspace). هذه الأداة ليست للرفاهية، بل هي طوق نجاة من “تخمة البريد الوارد”. إليك كيف تستخدمها بذكاء في مواقف حقيقية:
أ) تلخيص “الخناقات” الطويلة (Summarize Threads)
تخيل أنك عُدت من إجازة لتجد سلسلة إيميلات (Thread) بين فريق التسويق والمبيعات تحتوي على 40 ردًا، والكل يتجادل حول ميزانية الإعلانات. قراءة كل رد ستستغرق ساعة.
الحل بسيط، اضغط على أيقونة Gemini (النجمة الرباعية) في الزاوية، واطلب منه:
“Summarize this thread and list the action items assigned to me.”
في ثوانٍ، سيخبرك أنهم اتفقوا على الميزانية، وأن المطلوب منك فقط هو “إرسال التصميم النهائي يوم الخميس”. انتهى الأمر.
ب) ميزة “ماذا فاتني اليوم؟” (The Daily Overview)
في نهاية يوم عمل شاق، قد تكون فتحت إيميلًا مهمًا ونسيت الرد عليه وسط الزحام. قبل أن تغلق جهازك، استخدم Gemini كمدقق أخير.
اطلب التالي من Gemini:
“Give me an overview of today’s emails regarding [Project X] and highlight any unanswered questions.”
سيعطيك Bird’s-eye view على يومك، وينبهك لتلك الرسالة التي تجاهلتها من مديرك صباحًا.
ج) البحث باللغة الطبيعية
هل تتذكر الإيميل الذي أرسله لك “أحمد” منذ شهرين وكان يحتوي على “رقم الفاتورة”؟ البحث التقليدي في Gmail قد يكون عقيمًا. الآن يمكنك أن تسأل Gemini وكأنه زميلك:
“What was the invoice number Ahmed sent me last month?”
أو
“Remind me what the manager said about the deadline in his last email.”
سيقوم هو بالبحث في السياق ويستخرج المعلومة فورًا بدلاً من أن تبحث أنت يدويًا.
2. Quillbot: سحر “الزر الواحد” لتغيير الشخصية
الكثيرون يظلمون Quillbot باعتباره مصححًا لغويًا فقط. قوته الحقيقية تكمن في “إعادة الصياغة” (Paraphrasing) وتغيير نبرة الصوت (Tone).
كي لا تُظهر غضبك من التعديلات الإضافية ..
أنت تعمل مصمم جرافيك، والعميل يطلب تعديلات إضافية خارج الاتفاق دون دفع مقابل. أنت غاضب وتريد أن تقول له بإنجليزية ركيكة وغاضبة:
“You add too many things. This was not in deal. I need more time or money.”
إرسال هذه الجملة كارثة مهنية. هنا يأتي دور Quillbot:
- انسخ جملتك الغاضبة وضعها في الأداة.
- اختر وضع “Formal” (رسمي).
- اضغط Rephrase.
النتيجة:
“The additional requests fall outside the scope of our original agreement. To accommodate these changes, we will need to adjust the timeline or budget accordingly.”
الفرق هنا ليس في القواعد فقط، بل في الهيبة. تحولت من موظف يشتكي بضعف، إلى مدير مشروع يدير التوقعات بصرامة ودبلوماسية.
أيضًا، حمِّل إضافة Quillbot for Chrome. عند كتابة أي إيميل في المتصفح، ستظهر أيقونة الأداة. اكتب ما يدور في عقلك بأي مستوى من الإنجليزية، ثم ظلله واختر التحويل لـ Formal فورًا.
3. ChatGPT: كيف تجعله “يفهمك” بدون أوامر طويلة؟
مشكلة ChatGPT الأساسية عند استخدامه في الإيميلات أن صوته “روبوت” جدًا. رسائله مليئة بكلمات مستهلكة مثل “I hope this email finds you well” و “Delve”. الحل يكمن في ميزة يغفل عنها 90% من المستخدمين اسمها Custom Instructions.
هذه الميزة هي بمثابة “تلقين” للذكاء الاصطناعي ليعرف “من أنت” و”ماذا تعمل”، فلا تضطر لشرح سياق عملك في كل مرة.
الخلطة السرية لإعدادات Custom Instructions:
المربع الأول: (ماذا تريد أن يعرف ChatGPT عنك؟)
مثال (عدِّل بما يُناسبك):
“I am Ahmed, a Junior Web Developer based in Egypt working for a software house. I speak Arabic and English. My tone should be professional, direct, assertive, and concise. I value efficiency over politeness fluff.”
المربع الثاني: (كيف تريد أن يرد عليك ChatGPT؟)
مثال (عدِّل بما يُناسبك):
“Avoid buzzwords. Do NOT use phrases like ‘I hope this finds you well’. Keep emails short (under 100 words unless specified). If I give you a rough draft in Arabic or broken English, convert it to professional Business English immediately without explaining what you did. No yapping.”
الآن، جرب أن تكتب له في المحادثة العادية جملة عامية وسريعة:
“قول للعميل إننا محتاجين أكسس FTP و الداتابيز ضروري عشان نبدأ الشغل، ولو اتأخروا هنسلم متأخر.”
ليرد شات جي بي تي كما في الصورة:
لقد تحول ChatGPT هنا من “روبوت ثرثار” إلى “سكرتير خاص” محترف، وفر عليك عناء الصياغة، واختار كلمات تحفظ حقك القانوني (impact delivery timeline) بدلًا من التهديد المباشر بالتأخير.
لا تجعل اللغة عائقًا
التكنولوجيا موجودة اليوم لتخفي نقاط ضعفك اللغوية وتبرز نقاط قوتك التقنية والإدارية. لا تكن الشخص الذي يهرب من كتابة الإيميلات أو يؤجل الردود خوفًا من الخطأ. استخدم هذه الأدوات لتوفر وقتك ومجهودك الذهني لما هو أهم: إنجاز العمل الفعلي وتعلم المهارات التي ستجلب لك الترقية القادمة.
انتظرونا في المقال القادم من سلسلة “AI الغلابة”: سنتحدث عن الكابوس الثاني: “المدير طلب عرضًا تقديميًا (Presentation) لصباح الغد وأنا لم أفتح الباوربوينت بعد.. كيف تصنع Slide Deck كامل في 5 دقائق؟”.
